การที่จะทำให้คู่มืองานสำนักงานทันสมัยเหมาะสมกับการใช้งานได้จริงและเก็บรักษาดูแลให้เรียกหาใช้ ได้ทันทีที่ต้องการเป็นหน้าที่ของเลขานุการ ซึ่งมีข้อเสนอแนะในการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงาน ดังนี้
- เก็บไว้เฉพาะตัวและใกล้ตัวให้มากที่สุด หยิบได้ทันที่ที่ต้องการ หากเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกับบุคคลอื่น จะต้องตกลงกันว่ามุมหรือจุดใดที่ต้องเก็บคู่มือ ซึ่งทุกคนก็สามารถหยิบใช้ร่วมกันได้
- กรณีที่มีกฎระเบียบหรือประกาศต่างๆใหม่ล่าสุด ที่จะต้องปฏิบัติและเป็นแนวทางให้พนักงานทุกคน เมื่อมีเพิ่มเติมจากคู่มือ จะต้องรวบรวมเก็บไว้ในแฟ้มเฉพาะเรื่องนี้ สำหรับไว้จัดทำคู่มือเล่มใหม่เพิ่มเติม กรณีที่สำนักงานมีงบประมาณและเห็นว่าเรื่องนี้จะต้องทำ หรือหากเห็นว่ายังไม่มีความจำเป็นก็เก็บรวบรวมไว้เป็นแฟ้มเฉพาะเรื่อง "คู่มืองานสำนักงาน"
- สร้างจิตสำนึกในการใช้คู่มืองานสำนักงาน นั่นคือ เมื่อใช้งานเสร็จจะต้องเก็บไว้ที่เดิม หรือไม่ละเลยเมื่อพบว่า มีคนที่นำวางทิ้งไว้ที่อื่น ก็ต้องเก็บกลับมาไว้ที่เดิม
- สำรองข้อมูลของคู่มืองานสำนักงาน หากสูญหายก็สามารถมีข้อมูลเดิมสำรองอยู่ หรือหากเปลี่ยนแปลงก็สามารถปรับเปลี่ยนได้บางส่วนไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด
- นำเทคโนโลยีมาใช้ในการเก็บคู่มือ อาจจะใช้เว็บไซต์ของสำนักงานเป็นที่เผยแพร่และแหล่งเก็บคู่มืองานสำนักงาน หากพนักงาน เจ้าหน้าที่ ต้องการใช้ ก็สามารถค้นหา เข้าถึงได้ง่าย แม้ว่าไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม รวมถึงการทำระบบติดต่อโดยนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาปรับระบบข้อมูลข่าวสารให้ทันสมัยรวดเร็วเพื่อให้พนักงาน เจ้าหน้าที่ สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ในทุกสถานการณ์
ขอขอบคุณสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น