4 : วิธีการรับโทรศัพท์ให้น่าประทับใจ

 
การเป็นเลขานุการ เราจะต้องติดต่อกับผู้คนทางโทรศัพท์ตลอดเวลา เพื่อติดต่อประสานงานต่างๆมารยาทในการใช้โทรศัพท์ จึงนับเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การติดต่อราบรื่นเรียบร้อย และนี่คือ

กฎ 12 ข้อ ในการรับโทรศัพท์ให้น่าประทับใจ

• พยายามรับโทรศัพท์ให้ได้เมื่อโทรศัพท์ดังครั้งที่สอง การรับโทรศัพท์เร็วเกินไปอาจทำให้อีกฝ่ายตั้งตัวไม่ทัน ส่วนการรับโทรศัพท์ช้าเกินไป อาจทำให้อีกฝ่ายหงุดหงิดได้เช่นกัน
• รับสายด้วยน้ำเสียงและถ้อยคำที่เป็นมิตร น่าฟัง อย่าลืมยิ้ม ยิ้ม และยิ้ม แม้ว่าอีกฝ่ายจะไม่เห็นหน้าคุณก็ตาม
• ถามชื่อผู้ที่โทรเข้ามา เพื่อแสดงถึงความเอาใจใส่ที่คุณมีให้กับเขา และอย่าลืมว่า เมื่อทราบชื่อเขาแล้ว ควรเรียกชื่อเขาเวลาที่สนทนากันด้วย
• พูดให้ช้าและชัดเจน จะป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารจากการจับประเด็นไม่ได้ หรือไม่ครบถ้วน ที่สำคัญ ไม่ควรเคี้ยวหรืออมสิ่งใด ๆ ในปากขณะสนทนา
• ถ้าปกติคุณเป็นคนเสียงดัง ควรลดเสียงลงขณะสนทนาทางโทรศัพท์
• ถือโทรศัพท์ให้ห่างจากปากประมาณ 2 นิ้วมือกั้น
• เมื่อต้องการให้ผู้ที่โทรเข้ามารอสาย ควรขออนุญาตเสมอ และควรเตรียมคำตอบเอาไว้ด้วย หากอีกฝ่ายถามเหตุผล เมื่อสิ้นสุดการพักสาย ควรกล่าวขอบคุณเขาด้วยที่กรุณารอสาย
• เมื่อคุณโอนสาย และไม่มีผู้รับทราบ ควรบอกให้ผู้ที่โทรมาทราบ และถามว่าเขาต้องการฝากข้อความหรือไม่ ไม่ควรปล่อยให้ผู้ที่โทรมารอนาน
• หากผู้ที่โทรเข้ามาต้องการฝากข้อความ ควรจดบันทึกชื่อและหน่วยงานของเขา วันเวลาที่โทรเข้ามา หัวข้อที่ต้องการสนทนา หากเขาต้องการให้โทรกลับ ควรจดหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้ด้วย
• ก่อนวางสาย คุณต้องมั่นใจว่า คุณได้ตอบคำถามของเขาครบถ้วนแล้ว
• จำไว้ว่าควรจบบทสนทนาให้น่าประทับใจเช่นกัน เช่น ยินดีรับใช้ครับ/ค่ะ
• สุดท้าย ควรให้อีกฝ่ายเป็นฝ่ายวางหูก่อน เพื่อแสดงให้เห็นว่า คุณไม่ได้อยากรีบวางสายของเขา

 

ขอขอบคุณ

JobsDB

3 : นิยาม S-E-C-R-E-T-A-R-Y

 

S = Sense ความมีสามัญสำนึก รู้ว่าสิ่งใด ควร ไม่ควร

E = Efficiency ความมีประสิทธิภาพในการทำงาน

C = Courage ความมุมานะ ทำงานให้สำเร็จตามความมุ่งหมาย

R = Responsibility ความรับผิดชอบ

E = Energy มีพลังในการทำงาน

T = Technique การรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสมกับงานที่ทำ

A = Active มีความตื่นตัว กระตือรือร้นอยู่เสมอ

R = Rich มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ และศีลธรรม

Y = Young มีความเป็นหนุ่มเป็นสาวในใจอยู่เสมอ

   เอาล่ะครับ เลขาท่านใดมีคุณสมบัติเหล่านี้ได้ครบทุกข้อ ถือว่าเป็นเลขานุการมืออาชีพตัวจริง
ส่วนท่านไดที่ยังขาดๆ เกินๆ ก็ขอให้ปรับแก้กันไป เพื่อพัฒนาตนเองสู่สุดยอดเลขากันนะครับ

แล้วพบกัน สวัสดีครับ

ขอบคุณ ; กลุ่มงานอำนวยการปลัดกระทรวง

สำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย

2 : รู้จักงานเลขานุการ

 

     ในองค์กรต่างๆ จำเป็นต้องมีบุึคลากรทำหน้าที่เลขานุการผู้บริหาร เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหาร เป็นผู้เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชาภายในองค์กรนั้นๆ

     คำว่า "เลขานุการ" ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ "Secretary" ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษาละตินว่า "Secretum" แปลว่า "ลับ" ดังนั้น "Secretary" จึงแปลว่า ผู้รู้ความลับ ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ จึงเป็นผู้รู้ความลับ  และต้องเป็นผู้ที่ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและองค์กรได้

     ดังนั้น "เลขานุการ" ควรเป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตของงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอบคุณ

:กองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัย

1 : First Met



     สวัสดีครับผู้อ่านทุกท่าน รวมทั้งผู้ที่เป็นเลขานุการทุกคน ไม่ว่าจะมือใหม่หรือมืออาชีพ เรายินดีต้อนรับทุกคนครับ 

     ก่อนอื่นขอแนะนำตัวก่อนนะครับ ผู้เขียนมีนามว่า Cosec ได้สร้าง Blog นี้ขึ้นมาเพื่อให้ข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับอาชีพเลขานุการ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองของเลขานุการทุกท่าน สำหรับคนที่ไม่ได้ทำอาชีพเลขานุการก็ไม่ต้องน้อยใจไป เพราะท่านสามารถนำแนวทางนี้ไปปรับใช้ได้กับทุกอาชีพ

     ผู้เขียนหวังว่า บทความนี้คงจะเป็นประโยชน์บ้างไม่มากก็น้อย หากใครต้องการแนะนำ ติชม ประการไดสามารถโพสท์คอมเมนท์มาได้เลย ผู้เขียนจะยินดีเป็นอย่างมาก แล้วพบกันใหม่บทความถัดไป สวัสดีครับ