การจัดเก็บเอกสารเป็นหน้าที่สำคัญของเลขานุการ ดังนั้นเลขานุการควรมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อความสะดวกในการค้นหา และง่ายต่อการจัดเก็บ
วิธีแยกประเภทของเอกสารและการจัดเก็บ มีดังนี้
1. เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างการปฏิบัติงาน
2. เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว สามารถแยกเป็น
2.1 เอกสารที่ไม่จำเป็น หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าในระยะเวลาสั้นๆ เช่น ร่างเอกสารที่เขียนด้วยปากกาหรือดินสอ ประกาศต่างๆ จดหมายเชิญประชุม เป็นต้น จัดเป็นเอกสารประเภทไม่ควารเก็บไว้
2.2 เอกสารที่มีประโยชน์ หมายถึง เอกสารที่มีเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานภายใน 4-6 สัปดาห์ หลังจากพ้นระยะเวลานั้นพอสมควรแล้ว จัดเป็นเอกสารที่ไม่ควรเก็บไว้
2.3 เอกสารสำคัญ หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าเป็นระยะเวลานาน ตั้งแต่ 5-6 ปีขึ้นไป จัดเป็นเอกสารที่ควรเก็บไว้ตามเวลา เพื่อใช้อ้างอิง
2.4 เอกสารที่มีคุณค่าสูง หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าหรือความสำคัญต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา หากสูยหายจะเป็นผลเสียร้ายแรงต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา เช่น เอกสารทางด้านกฎหมาย หนังสือสัญญาต่างๆ จัดเป็นเอกสารที่ควรเก็บไว้ตลอดไป
3. เอกสารที่ควรทำลาย หมายถึง เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นต้องใช้ และไม่มีกฏหมายบังคับให้ต้องเก็บไว้
ขอขอบคุณ : สำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น