ความสำคัญของมนุษยสัมพันธ์กับงานเลขานุการ
งานเลขานุการ จะต้องติดต่อกับบุคคลหลายระดับ แบ่งได้ 4 ระดับ ดังนี้
1. ด้านสูงขึ้นไป ได้แก่ ผู้บังคับบัญชาโดยตรง/ลำดับขั้น
2. ด้านซ้ายมือ ได้แก่ เพื่อนร่วมงาน ทั้งในกลุ่มงานและต่างกลุ่มงาน
3. ด้านขวามือ ได้แก่ บุคคลภายนอกที่มาติดต่อกับหน่วยงาน
4. ด้านล่าง ได้แก่ ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือบุคคลระดับต่ำกว่า
ซึ่งบุคคลแต่ละระดับ ก็จะมีหลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์แตกต่างกัน ดังนี้
1. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลระดับสูงขึ้นไป
- ปฏิบัติตามคำสั่งอย่างเคร่งครัด
- สังเกตอุปนิสัยในการทำงานของนาย
- เคารพ สรรเสริญ ตามความเหมาะสม
- ให้ข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์
- รู้จัก จังหวะ เวลาและโอกาสในการเข้าพบ
- ไม่แสดงสีหน้าไม่พอใจ รู้จักเก็บอาการ ไม่โต้แย้งอย่างไร้เหตุผล
- หลีกเลี่ยงการประจบ สอพลอ แต่ควรเอาใจใส่
2. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านซ้ายมือ
- เข้าหาก่อน โดยการยิ้ม หรือสวัสดีทักทาย
- มีความจริงใจ เห็นอกเห็นใจเมื่อเขามีเรื่องไม่สบายใจ
- ไม่นินทา ถากถาง เพื่อนร่วมงาน
- เสมอต้นเสมอปลาย
- ยกย่องสรรเสริญในบางโอกาส
- ให้ความร่วมมือในการงาน
- รับฟังความคิดเห็น
- พบปะสังสรรค์กันบ้าง
- ไม่โยนความผิด
- ไม่แทรกแทรงเรื่องส่วนตัว
3. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านขวามือ
- นุ่มนวล สุภาพ เรียบร้อย
- อ่อนน้อมถ่อมตน
- มีความเป็นมิตร ไม่ถือตัว เข้ากับคนได้ทุกระดับ
- ให้ความช่วยเหลือเท่าที่ทำได้
- มีความจำดี ควารจำหน้าและชื่อผู้ที่มาติดต่อ
- รู้จักการเจรจาที่ดี
4. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านล่าง
- รู้จักควบคุมอารมณ์
- ชี้แจงเหตุผล นโยบาย และข่าวสารให้ลูกน้อง
- มีความยุติธรรม
- รู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา เห็นอกเห็นใจ
- ยกย่องชมเชย ให้รางวัลเมื่อลูกน้องทำดี
- ให้การอบรมและพัฒนาลูกน้อง
- ใช้ศิลปะในการวิพากษ์วิจารณ์ ติเพื่อก่อ
- ดูแลเรื่องสวัสดิการ รักษาผลประโยชน์
- ให้ความเป็นกันเอง ไม่กดดันลูกน้อง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น