การร่างหนังสือเป็นงานในหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องทำอยู่เสมอ มีข้อควรปฏิบัติ ดังนี้
1. จะต้องศึกษาความเป็นมาและวัตถุประสงค์ของเรื่องนั้นๆ เสียก่อน โดยมีหลักที่ควรรู้ก่อนการร่างหนังสือ คือ
- จากใครถึงใคร (Who)
- ด้วยเรื่องอะไร (What)
- ทำไมต้องแจ้งเรื่องนี้ (Why)
- ที่ไหน (Where)
- อย่างไร (How)
2. ร่างหนังสือให้ถูกต้องตามรูปแบบของหนังสือ ตามระเบียบงานสารบรรณ เช่น หนังสือราชการภายนอก บันทึกข้อความ จดหมาย เป็นต้น
3. กรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อน จะต้องมีการกล่าวถึงเรื่องเดิมเสียก่อน เพื่อเป็นการอ้างอิงเรื่องนั้นให้ผู้รับทราบ จะทำให้การพิจารณาเรื่องนั้นๆ เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น ส่วนกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ จะต้องเกริ่นนำถึงความเป็นมาของเรื่องนั้นๆ เป็นการปูพื้นฐานความเข้าใจ ในเรื่องที่มีหนังสือนั้นๆ ต่อจากนั้นจะต้องแจ้งวัตถุประสงค์ของหนังสือ และความมุ่งหมายที่เราประสงค์จะรับจากหนังสือนั้นๆ สรุปก็คือ การร่างหนังสือ โดยปกติต้องมี 3 ย่อหน้า (บางเรื่องอาจมีเพียง 2 ย่อหน้าก็ได้) คือ
3.1 ย่อหน้าแรก เป็นการกล่าวถึงเรื่องเดิม หรือเกริ่นนำความเป็นมาของเรื่อง
3.2 ย่อหน้าที่ 2 เป็นวัตถุประสงค์ของการเขียนหนังสือนี้
3.3 ย่อหน้าสุดท้าย เป็นความมุ่งหมายให้ผู้รับหนังสือดำเนินการ
4. การร่างหนังสือจะต้องไม่ใช้ภาษาพูด คำฟุ่มเฟือย และหลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำๆ กัน การใช้สรรพนาม การสะกดคำ การันต์ เครื่องหมายวรรคตอน จะต้องถูกต้อง
5. จะต้องจดจำแบบและวิธีการเขียนหนังสือ ตลอดจนถ้อยคำหรือสำนวนของผู้บังคับบัญชาที่ชอบใช้อยู่เสมอ เพื่อให้การร่างหนังสือเป็นที่พอใจและมีการแก้ไขน้อยที่สุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น