เมื่อจะพูดเรื่องคุณภาพ ก็คงจะหนีไม่พ้นต้องกล่าวถึง วงจรเดมมิ่ง (Deming) นั้นคือ จะทำงานต้องเริ่มต้นที่วางแผน (Plan) จากนั้นสู่การลงมือทำ (Do) เมื่อทำสักระยะหนึ่งต้องตรวจสอบงานที่ทำลงไป (Check) มีส่วนใดจะต้องแก้ไขปรับปรุง แล้วก็ดำเนินการอีกครั้งหนึ่ง (Act) ทฤษฎีนี้ร่วมสมัยเสมอ
ดังนั้น ประเด็นจะนำเสนอต่อไปนี้ จึงได้เลือกตัวอักษร S มาแทนเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติ ซึ่งเป็นตัวอักษรแรกของคำว่า Secretary ผสมกับการนำ PDCA มาผนวกใช้ ดังนี้
Self-Development การฝึกฝนพัฒนาด้วยตัวเอง การเริ่มที่ตัวเองเป็นลำดับแรก ง่ายและใกล้ตัวที่สุด การพัฒนาตัวเองของเลขานุการยุคปัจจุบันคือ เทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงาน
โดยตรง ต้องศึกษาและลงมือปฏิบัติให้เกิดความชำนาญ รวมถึงใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด งานในหน้าที่เลขานุการ มีหลายงาน เลือกงานที่คิดว่าก่อให้เกิดปัญหาหรือได้รับข้อเสนอแนะติติงบ่อย ๆ พิจารณาว่า สาเหตุนั้นเกิดจากการไม่รู้ ไม่ศึกษา ต้องได้รับคำแนะนำ สาธิตหรือลงมือปฏิบัติเอง ต้องไปศึกษาดูงาน สำหรับผู้กำลังศึกษาอยู่ก็ต้องหมั่นฝึกฝนหาความรู้เพิ่มเติมจากแหล่งต่าง ๆ นอกเหนือจากในห้องเรียน ภาษาที่สาม ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ เป็นหลักอยู่แล้ว ต่อไปต้องเป็นภาษาที่สาม เช่น จีน สเปน ฝรั่งเศส ญี่ปุ่น
Seminar การเข้าร่วมประชุมอบรมสัมมนา จากหน่วยงานต่างๆ อาจจะเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเลขานุการโดยตรง หรือหัวข้ออื่นๆ ซึ่งนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในงานได้ บางครั้งเรื่องที่เกี่ยวข้องก็ไม่ได้เป็นเรื่องใหม่แต่อย่างใด เพียงแต่ได้รับรู้ทัศนะของบุคคลแตกต่างกันออกไป เพราะงานในหน้าที่เลขานุการนั้นหลักการดั้งเดิมยังใช้ได้เสมอ นอกเหนือจากเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เข้ามาและจะต้องปรับตัวให้ทัน การศึกษาหาความรู้เรื่องเทคโนโลยีสำหรับเลขานุการก็ไม่ได้ซับซ้อนหรืออยู่ในระดับ advance ดังนั้น เมื่อเราอยู่ในสถานะ User ไม่ใช่ Programmer ก็ต้องเลือกโปรแกรมการสัมมนาให้ตรงกับลักษณะงาน
Selection การคัดเลือกคน มาทำงานตำแหน่งเลขานุการ คุณสมบัติเบื้องต้นที่สุด คือ การพิมพ์งาน ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ความรักในอาชีพ ข้อจำกัดหลายประการสำหรับอาชีพนี้ไม่ว่า จะเป็นการทำงานที่ซ้ำซาก งานเอกสาร พบปะกับผู้อื่นมากหน้าหลายตา การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า รวมถึงส่วนประกอบภายนอกนั่นคือ บุคลิกภาพ เพราะเลขานุการจะเป็นหน้าตาของเจ้านาย สิ่งสะท้อนจากเลขานุการอาจจะพอเดาออกว่าเจ้านายจะเป็นเช่นไร เป็นต้น การคัดเลือกและสัมภาษณ์คนที่จะมาทำหน้าที่นี้ ภายในวันเดียวก็ไม่เป็นบทพิสูจน์ความสามารถทั้งหมดได้ ฉะนั้น ผู้คัดเลือกหนึ่งในนั้นก็ควรจะเป็นตัวเจ้านายเอง เพราะจะเป็นผู้เลือกคนที่มาทำงานกับตน
Social Network เครือข่ายในการทำงาน ทั้งเครือข่ายเลขานุการด้วยกัน เครือข่ายอาชีพอื่น
ที่เกี่ยวข้องกับงานของเจ้านาย งานขององค์กร สำหรับผู้กำลังศึกษาอยู่ในสถาบันการศึกษา การมีเพื่อนต่างสาขาต่างคณะต่างสถาบันฯ ก็เท่ากับเป็นอีกเครือข่ายในการทำงานในอนาคตได้ ยิ่งปัจจุบันมีเครือข่ายออนไลน์ของค่ายต่าง ๆ ให้เราสามารถเลือกใช้บริการ ในอนาคต การค้นหาข้อมูลหรือต้องการคำปรึกษาแนะนำเครือข่ายเหล่านี้ จะทำงานได้ดีกว่า search engine ทั้งหลาย
Stage เวทีสำหรับการแสดงความสามารถ การได้รับมอบหมายจากเจ้านายหรือสำนักงาน
ให้รับผิดชอบงานต่าง ๆ แล้วในครั้งต่อไปก็ยังได้รับโอกาสเหล่านั้นอีก ทั้ง ๆ ที่มีฝ่ายอื่นให้เลือกใช้บริการ จึงเป็นข้อบ่งชี้ถึงความสามารถของเลขานุการท่านนั้น ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเจ้านายควรจะให้โอกาสกับเลขานุการมือใหม่ทั้งหลายได้ทำงาน ซึ่งในระยะแรกอาจจะต้องคอยกำกับติดตาม หลังจากนั้นแล้ว ก็เท่ากับว่า ได้ฝึกบุคลากรให้กับองค์กร งานครั้งต่อไปก็จะมีผู้แบ่งเบาภาระเหล่านั้นไป สำหรับผู้ที่กำลังศึกษาอยู่ การที่ได้มีโอกาสจัดประชุมสัมมนา ก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ได้แสดงถึงศักยภาพของ
ผู้เรียน การร่วมและอาสาทำงานในกิจกรรมชมรมต่างๆ ซึ่งงานเหล่านั้นจะมีงานเลขานุการแทรกอยู่เสมอ
Spirit การมีจิตวิญญาณในการทำงาน เมื่อเข้าสู่อาชีพนี้ ความรัก ศรัทธาในอาชีพเป็นสิ่งสำคัญ การทำงานด้วยคิดว่า งานนั้นเป็นงานที่เราชอบไม่ได้ให้ใครมาบังคับกดดัน ดั่งทฤษฎี Y ก็จะเกิดความสุขในการทำงาน ปัญหาอุปสรรคใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นก็มีผู้อาสาและช่วยกันให้ลุล่วงไปได้
Strong สุขภาพแข็งแรง ความสมบูรณ์ของร่างกาย ไม่มีโรคภัยไข้เจ็บ ส่งผลต่อ ความกระตือรือร้นในการทำงานและต่อบุคลิกภาพเลขานุการ วิธีการจะได้มาของหัวข้อนี้ก็ได้แก่ การพักผ่อนเพียงพอ ออกกำลังกายสม่ำเสมอ เลือกบริโภคครบตามหมู่อาหาร ประพฤติตนได้ถูกสุขลักษณะ เป็นต้น ซึ่งในที่นี้ไม่ได้ระบุเรื่อง หน้าตาสวยงาม ความผอม ความสูง ผิวดำคล้ำขาว เพราะเมื่อปฏิบัติได้ครบตามข้อปฏิบัติดังกล่าวข้างต้น ก็จะส่งผลต่อหลายหัวข้อตามลำดับ
ขอขอบคุณ :
พิมพร ศะริจันทร์, แนวทางอาชีพเลขานุการ
พิมพร ศะริจันทร์, แนวทางอาชีพเลขานุการ
หนูตื่นเต้นกับการเป็นเลขามากเลยตอนนี้ยอมรับว่าเป็นกังวลมากเพราะบุคลิกของหนูจะเป็นคนย้ำคิดย้ำทำต้องบอกหลายๆครั่งจึงกังวลมากหนูควรทำไงดีถึงจะทำหน้าที่เลขาได้สมบูรณ์แบบค่ะ
ตอบลบ