11 : วิธีการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงาน

การที่จะทำให้คู่มืองานสำนักงานทันสมัยเหมาะสมกับการใช้งานได้จริงและเก็บรักษาดูแลให้เรียกหาใช้ ได้ทันทีที่ต้องการเป็นหน้าที่ของเลขานุการ ซึ่งมีข้อเสนอแนะในการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงาน ดังนี้

- เก็บไว้เฉพาะตัวและใกล้ตัวให้มากที่สุด หยิบได้ทันที่ที่ต้องการ หากเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกับบุคคลอื่น จะต้องตกลงกันว่ามุมหรือจุดใดที่ต้องเก็บคู่มือ ซึ่งทุกคนก็สามารถหยิบใช้ร่วมกันได้

- กรณีที่มีกฎระเบียบหรือประกาศต่างๆใหม่ล่าสุด ที่จะต้องปฏิบัติและเป็นแนวทางให้พนักงานทุกคน  เมื่อมีเพิ่มเติมจากคู่มือ จะต้องรวบรวมเก็บไว้ในแฟ้มเฉพาะเรื่องนี้ สำหรับไว้จัดทำคู่มือเล่มใหม่เพิ่มเติม กรณีที่สำนักงานมีงบประมาณและเห็นว่าเรื่องนี้จะต้องทำ หรือหากเห็นว่ายังไม่มีความจำเป็นก็เก็บรวบรวมไว้เป็นแฟ้มเฉพาะเรื่อง "คู่มืองานสำนักงาน"

- สร้างจิตสำนึกในการใช้คู่มืองานสำนักงาน นั่นคือ เมื่อใช้งานเสร็จจะต้องเก็บไว้ที่เดิม หรือไม่ละเลยเมื่อพบว่า มีคนที่นำวางทิ้งไว้ที่อื่น ก็ต้องเก็บกลับมาไว้ที่เดิม

- สำรองข้อมูลของคู่มืองานสำนักงาน หากสูญหายก็สามารถมีข้อมูลเดิมสำรองอยู่ หรือหากเปลี่ยนแปลงก็สามารถปรับเปลี่ยนได้บางส่วนไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด

- นำเทคโนโลยีมาใช้ในการเก็บคู่มือ อาจจะใช้เว็บไซต์ของสำนักงานเป็นที่เผยแพร่และแหล่งเก็บคู่มืองานสำนักงาน หากพนักงาน เจ้าหน้าที่ ต้องการใช้ ก็สามารถค้นหา เข้าถึงได้ง่าย แม้ว่าไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม รวมถึงการทำระบบติดต่อโดยนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาปรับระบบข้อมูลข่าวสารให้ทันสมัยรวดเร็วเพื่อให้พนักงาน เจ้าหน้าที่ สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ในทุกสถานการณ์



                                                                                                                                                 ขอขอบคุณ
                                                                                                                                                          
สำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย

10 : วิธีปฏิบัติในการร่างหนังสือ

การร่างหนังสือเป็นงานในหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องทำอยู่เสมอ มีข้อควรปฏิบัติ ดังนี้

1. จะต้องศึกษาความเป็นมาและวัตถุประสงค์ของเรื่องนั้นๆ เสียก่อน โดยมีหลักที่ควรรู้ก่อนการร่างหนังสือ คือ
   - จากใครถึงใคร (Who)
   - ด้วยเรื่องอะไร (What)
   - ทำไมต้องแจ้งเรื่องนี้ (Why)
   - ที่ไหน (Where)
   - อย่างไร (How)

2. ร่างหนังสือให้ถูกต้องตามรูปแบบของหนังสือ ตามระเบียบงานสารบรรณ เช่น หนังสือราชการภายนอก บันทึกข้อความ จดหมาย เป็นต้น

3. กรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อน จะต้องมีการกล่าวถึงเรื่องเดิมเสียก่อน เพื่อเป็นการอ้างอิงเรื่องนั้นให้ผู้รับทราบ จะทำให้การพิจารณาเรื่องนั้นๆ เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น ส่วนกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ จะต้องเกริ่นนำถึงความเป็นมาของเรื่องนั้นๆ เป็นการปูพื้นฐานความเข้าใจ ในเรื่องที่มีหนังสือนั้นๆ ต่อจากนั้นจะต้องแจ้งวัตถุประสงค์ของหนังสือ และความมุ่งหมายที่เราประสงค์จะรับจากหนังสือนั้นๆ สรุปก็คือ การร่างหนังสือ โดยปกติต้องมี 3 ย่อหน้า (บางเรื่องอาจมีเพียง 2 ย่อหน้าก็ได้) คือ
   3.1 ย่อหน้าแรก เป็นการกล่าวถึงเรื่องเดิม หรือเกริ่นนำความเป็นมาของเรื่อง
   3.2 ย่อหน้าที่ 2 เป็นวัตถุประสงค์ของการเขียนหนังสือนี้
   3.3 ย่อหน้าสุดท้าย เป็นความมุ่งหมายให้ผู้รับหนังสือดำเนินการ

4. การร่างหนังสือจะต้องไม่ใช้ภาษาพูด คำฟุ่มเฟือย และหลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำๆ กัน การใช้สรรพนาม การสะกดคำ การันต์ เครื่องหมายวรรคตอน จะต้องถูกต้อง

5. จะต้องจดจำแบบและวิธีการเขียนหนังสือ ตลอดจนถ้อยคำหรือสำนวนของผู้บังคับบัญชาที่ชอบใช้อยู่เสมอ เพื่อให้การร่างหนังสือเป็นที่พอใจและมีการแก้ไขน้อยที่สุด

9 : วิธีปฏิบัติในการจัดเก็บเอกสาร

  การจัดเก็บเอกสารเป็นหน้าที่สำคัญของเลขานุการ ดังนั้นเลขานุการควรมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อความสะดวกในการค้นหา และง่ายต่อการจัดเก็บ

วิธีแยกประเภทของเอกสารและการจัดเก็บ มีดังนี้
1. เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างการปฏิบัติงาน
2. เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว สามารถแยกเป็น
   2.1 เอกสารที่ไม่จำเป็น หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าในระยะเวลาสั้นๆ เช่น ร่างเอกสารที่เขียนด้วยปากกาหรือดินสอ ประกาศต่างๆ จดหมายเชิญประชุม เป็นต้น จัดเป็นเอกสารประเภทไม่ควารเก็บไว้
   2.2 เอกสารที่มีประโยชน์ หมายถึง เอกสารที่มีเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานภายใน 4-6 สัปดาห์ หลังจากพ้นระยะเวลานั้นพอสมควรแล้ว จัดเป็นเอกสารที่ไม่ควรเก็บไว้
   2.3 เอกสารสำคัญ หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าเป็นระยะเวลานาน ตั้งแต่ 5-6 ปีขึ้นไป จัดเป็นเอกสารที่ควรเก็บไว้ตามเวลา เพื่อใช้อ้างอิง
   2.4 เอกสารที่มีคุณค่าสูง หมายถึง เอกสารที่มีคุณค่าหรือความสำคัญต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา หากสูยหายจะเป็นผลเสียร้ายแรงต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา เช่น เอกสารทางด้านกฎหมาย หนังสือสัญญาต่างๆ จัดเป็นเอกสารที่ควรเก็บไว้ตลอดไป
3. เอกสารที่ควรทำลาย หมายถึง เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นต้องใช้ และไม่มีกฏหมายบังคับให้ต้องเก็บไว้

ขอขอบคุณ : สำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย  

8 : ว่าด้วยเรื่องสมบัติผู้ดี

 

  ในตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงเรื่องมารยาทในสังคมกัน เพื่อเป็นการต่อ
ยอด วันนี้จึงขอนำเสนอสมบัติผู้ดีโดยสรุป เพื่อเราจะได้นำไปใช้เป็นแนวทาง ให้รู้ว่า สิ่งใดควร สิ่งใดไม่ควร
 

   หนังสือ สมบัติของผู้ดี ประพันธ์โดย เจ้าพระยาวิสุทธิ์สุริยศักดิ์
(ม.ร.ว.เปีย มาลากุล) ซึ่งเรียบเรียงไว้ตั้งแต่พ.ศ.2455 พบคุณสมบัติผู้ดีไว้ 10 บท แต่ละบทครอบคลุมทั้งกายจริยา วจีจริยา และมโนจริยา หรือ กาย วาจา ใจ สรุปเป็นตัวอย่างดังนี้

บทที่ 1 ผู้ดีย่อมรักษาความเรียบร้อย ไม่ใช้กิริยาอันกล้ำกรายบุคคล ไม่สอดสวนวาจาหรือแย่งชิงพูด ไม่ปล่อยใจให้ฟุ้งซ่านกำเริบหยิ่งยโส

บทที่ 2 ผู้ดีย่อมไม่ทำอุจาดลามก ใช้เสื้อผ้าเครื่องแต่งตัวอันสะอาดเรียบร้อย ไม่กล่าวถึงสิ่งโสโครกพึงรังเกียจในท่ามกลางชุมชน พึงใจที่จะรักษาความสะอาด

บทที่ 3 ผู้ดีย่อมมีสัมมาคารวะ นั่งด้วยกิริยาอันสุภาพเฉพาะหน้าผู้น้อย ไม่พูดจาล้อเลียนผู้ใหญ่ เคารพยำเกรงบิดามารดาและอาจารย์ นับถือนอบน้อมต่อผู้ใหญ่ มีความอ่อนหวานแก่ผู้น้อย

บทที่ 4 ผู้ดีย่อมมีกิริยาเป็นที่รัก ไม่ทำกิริยารื่นเริงเมื่อเขามีทุกข์ ไม่เที่ยวติเตียนสิ่งของที่เขาตั้งแต่งไว้ในบ้านที่ตนไปสู่ ไม่กล่าวสรรเสริญรูปกายบุคคลแก่ตัวเขาเอง ไม่พูดเคาะแคะสตรีกลางประชุม และย่อมรู้จักเกรงใจคน

บทที่ 5 ผู้ดีย่อมเป็นผู้มีสง่า มีกิริยาอันผึ่งผายองอาจ จะยืนนั่งย่อมอยู่ในลำดับอันสมควร พูดจาฉะฉานชัดถ้อยความ มีความรู้จักงามรู้จักดี มีอัชฌาสัยอันกว้างขวางเข้าไหนเข้าได้

บทที่ 6 ผู้ดีย่อมปฏิบัติการงานดี ทำการอยู่ในระเบียบแบบแผน ไม่ละเลยที่จะตอบจดหมาย พูดสิ่งใดย่อมให้เป็นที่เชื่อถือได้ เป็นผู้รักษาความสัตย์ ไม่เป็นผู้เกียจคร้าน

บทที่ 7 ผู้ดีย่อมเป็นผู้ใจดี เมื่อเห็นเหตุร้ายหรืออันตรายจะมีแก่ผู้ใดย่อมต้องรีบช่วย ไม่เยาะเย้ยถากถางผู้กระทำผิดพลาด ไม่ใช้วาจาอันข่มขี่ ไม่มีใจอันโหดมเกรี้ยวกราดแก่ผู้น้อย เอาใจโอบอ้อมอารีแก่ผู้อื่น

บทที่ 8 ผู้ดีย่อมไม่เห็นแก่ตัวฝ่ายเดียว เป็นผู้ใหญ่จะไปมาลุกนั่งย่อมไว้ช่องให้ผู้น้อยมีโอกาสบ้าง ไม่ขอแยกผู้หนึ่งมาจากผู้ใดเพื่อพาไปพูดจาความลับกัน ไม่มีใจมักได้ ไม่พึงใจการหยิบยืมข้าวของทองเงินซึ่งกันและกัน

บทที่ 9 ผู้ดีย่อมรักษาความสุจริตซื่อตรง ไม่ละลาบละล้วงเข้าห้องเรือนแขกก่อนเจ้าของบ้านเขาเชิญ ไม่ซอกแซกไต่ถามธุระส่วนตัวหรือการในบ้านของเขา เป็นผู้รักษาความไว้วางใจของผู้อื่น

บทที่ 10 ผู้ดีย่อมไม่ประพฤติชั่ว ไม่เป็นพาลเที่ยวเกะกะระรั้วและกระทำร้ายคน ไม่ทำให้ผู้อื่นเดือดร้อนเจ็บอายเพื่อความสนุกยินดีของตน ไม่เป็นพาลพอใจทะเลาะวิวาท ไม่พอใจนินทาว่าร้ายกันและกัน ไม่ปองร้ายผู้อื่น มีความเหนี่ยวรั้งใจตนเอง เป็นผู้มีความละอายแก่บาป

 ที่มา : หนังสือพิมพ์ข่าวสด

7 : เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับมารยาททางสังคม

  การเป็นเลขานุการ เราต้องพบกับคนมากหน้าหลายตา พื้นฐานแตกต่างกัน เพราะฉนั้นเราควรต้องรู้มารยาททางสังคมไว้บ้าง เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติตน

   มารยาท หรือ มรรยาท หมายถึง กิริยาวาจาที่ถือว่าสุภาพเรียบร้อย ถูกกาละเทศะ ส่วนคำว่า มารยาทในสังคม จะหมายถึง กรอบหรือระเบียบแบบแผนที่ควรประพฤติหรือควรละเว้นในส่วนที่เกี่ยวกับผู้อื่น รวมทั้งชุมชนหรือคนหมู่มาก โดยเหตุที่มนุษย์เราไม่สามารถอยู่ลำพังคนเดียวในโลกได้ ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับผู้อื่นไม่มากก็น้อย ด้วยเหตุนี้ จึงต้องมีกฎกติกากำหนดแบบแผนในการอยู่ร่วมกัน ซึ่งทุกชาติทุกประเทศต่างก็มีแบบอย่างทางวัฒนธรรมที่เรียกกันว่า มารยาททางสังคมนี้ทั้งสิ้น เพียงแต่รายละเอียดอาจจะแตกต่างกันบ้าง อย่างไรก็ดี ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีปัจจุบัน อาจทำให้คนสมัยนี้หันไปพึ่งพาเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ และมีปฏิสัมพันธ์กับคนอื่นน้อยลง อันเป็นเหตุให้ละเลยหรือเพิกเฉยต่อมารยาทที่พึงมีต่อกัน แต่สิ่งเหล่านี้ ก็ยังจำเป็นต่อการอยู่ร่วมกันในทุกสังคม และนี่คือเกร็ดความรู้ และประโยชน์ในทางปฏิบัติ

-การกล่าวคำว่า “ ขอบคุณ ” เมื่อผู้อื่นให้สิ่งของ /บริการ หรือเอื้อเฟื้อทำสิ่งต่างๆให้ไม่ว่าจะโดยหน้าที่ของเขาหรือไม่ก็ตาม เช่น บริกรเปิดประตูให้ คนลุกให้นั่งหรือช่วยถือของให้เราในรถประจำทาง คนช่วยกดลิฟท์รอเรา หรือช่วยหยิบของที่เราหยิบไม่ถึงให้ เป็นต้น โดยปกติจะใช้คำว่า “ ขอบคุณ ” กับผู้ที่อาวุโสกว่า และใช้คำว่า “ ขอบใจ ” กับผู้อายุน้อยกว่าเรา แต่ปัจจุบันมักใช้รวมๆกันไป

-เอ่ยคำว่า “ ขอโทษ ” เมื่อต้องรบกวน /ขัดจังหวะผู้อื่น เช่น เขากำลังพูดกันอยู่ และต้องการถามธุระด่วน ก็กล่าวขอโทษผู้ร่วมสนทนาอีกคน แต่ควรเป็นเรื่องด่วนจริงๆ หรือกล่าวเมื่อทำผิดพลาด/ทำผิด หรือทำสิ่งใดไม่ถูก ไม่เหมาะสมโดยไม่ตั้งใจ เช่น เดินไปชนผู้อื่น หยิบของข้ามตัวหรือศีรษะผู้อื่น เป็นต้น

สำหรับ คนไทย เมื่อเอ่ยคำว่า “ ขอบคุณ ” หรือ “ ขอโทษ ” ต่อผู้ที่อาวุโสกว่า เช่น พ่อแม่ ครูอาจารย์ ผู้ใหญ่ มักจะยกมือไหว้พร้อมกันไปด้วย เช่น กล่าวขอบคุณพร้อมยกมือไหว้พ่อแม่ที่ท่านซื้อของให้ เป็นต้น

-ในการรับประทานอาหารไม่ว่าจะในหรือนอกบ้าน ไม่ควรล้วงแคะ แกะเกาในโต๊ะอาหาร หากจะใช้ไม้จิ้มฟัน ควรใช้มือป้องไว้ ควรใช้ช้อนกลางตักอาหารจากจานรวม และแบ่งอาหารใส่จานของตนพอประมาณ ไม่มากจนรับประทานไม่หมด ถ้าไอหรือจาม ควรใช้มือหรือผ้าป้องปาก หากต้องคายอาหารก็ควรใช้มือป้องปาก และใช้กระดาษเช็ดปากรองรับ แล้วพับให้มิดชิด และไม่ควรเคี้ยวอาหารเสียงดัง และไม่ควรสูบบุหรี่จนรบกวนผู้อื่น

-การรับประทานอาหารแบบสากล เมื่อเข้าที่นั่งแล้วให้คลี่ผ้าเช็ดมือวางบนตัก ไม่ควรเริ่มรับประทานอาหารก่อนแขกผู้ใหญ่หรือเจ้าภาพ ใช้เครื่องใช้ในการรับประทานเฉพาะที่จัดไว้ให้เฉพาะคน ใช้ช้อนกลางตักอาหารจานกลาง ห้ามใชัช้อนของตนตักจากจานกลาง ถ้าต้องการสิ่งที่ไกลตัว อย่าโน้มหรือเอื้อมมือไปหยิบข้ามเครื่องใช้ในการรับประทานอาหารของผู้อื่น หรืออย่าข้ามหน้าคนอื่นไป หากจำเป็นควรขอให้บริกรหยิบให้ การหยิบเครื่องใช้ในการรับประทานอาหารให้หยิบจากด้านนอกเข้ามาก่อนเสมอ โดยจับส้อมมือซ้าย และมีดมือขวา ถ้าไม่มีมีด ใช้ส้อมอย่างเดียวให้ถือส้อมด้วยมือขวา จานขนมปังจะอยู่ทางซ้ายให้ใช้มือซ้ายช่วยบิรับประทานทีละคำ อย่าบิไว้หลายชิ้นและอย่าใช้มีดหั่นขนมปัง อย่าทาเนยหรือแยมบนขนมปังทั้งแผ่นหรือทั้งก้อนแล้วกัดกิน การกินซุปให้หงายช้อนตักออกจากตัวและรับประทานจากข้างช้อน อย่ากินปลายช้อน อย่าซดเสียงดัง ถ้าจะตะแคงถ้วยให้ตะแคงหงายออกจากตัว อาหารเนื้อสัตว์ ให้ตัดแต่พอคำและกินโดยใช้ส้อมช่วย น้ำดื่มให้วางทางขวามือเสมอ ก่อนลุกจากเก้าอี้ให้ทบผ้าเช็ดปากวางไว้บนโต๊ะ

-ในการไปชมมหรสพ เช่น คอนเสิร์ต หนังหรือละคร ควรเข้าแถวซื้อตั๋วตามลำดับก่อน-หลัง ไม่แทรกหรือตัดแถวผู้อื่น หรือฝากเงินคนที่อยู่ข้างหน้าโดยที่ตัวเองไม่ได้ยืนเข้าแถว เว้นแต่ผู้นั้นสนิทสนมกันและมีเหตุจำเป็นทำให้ไม่ยืนเข้าแถวไม่ได้ ไม่ควรพาเด็กเล็กเกินไปชมการแสดง เพราะจะส่งรบกวนและทำความรำคาญให้ผู้อื่น ไม่ควรลุกจากที่นั่งโดยไม่จำเป็น อย่าส่งเสียงสนทนากันดังๆ หรือวิพากษ์วิจารณ์การแสดง หรือแสดงอาการสนุกสนาน เป่าปาก ตบมือจนเกินกว่าเหตุ เพราะเป็นการกระทำที่ไม่สุภาพ หญิงชายไม่ควรเกี้ยวพาราสี หรือกอดจับต้องกันเมื่ออยู่ในโรงมหรสพ เมื่อไอ จาม หรือถ่มน้ำลาย ต้องทำด้วยกิริยาปกปิด มิให้เกิดเสียงดังรบกวนคนอื่น

-ในการเดินกับผู้ใหญ่ ถ้าเดินนำ ให้เดินห่างพอสมควร อยู่ด้านใดก็แล้วแต่สถานที่อำนวย แต่โดยปกติจะเดินอยู่ทางด้านซ้ายของผู้ใหญ่ หากเดินตาม ให้เดินเยื้องไปทางซ้ายของผู้ใหญ่เช่นกัน และเดินด้วยความสำรวมไม่ว่าเดินนำหรือตาม

-การแนะนำบุคคลให้รู้จักกัน มีหลักทั่วๆไปว่า แนะนำผู้อาวุโสน้อยต่อผู้อาวุโสมาก พาชายไปแนะนำให้รู้จักผู้หญิง ยกเว้นชายนั้นจะเป็นเจ้านายชั้นผู้ใหญ่ หรือมีตำแหน่งระดับสูง พาหญิงโสดไปรู้จักหญิงที่แต่งงานแล้ว แนะนำผู้มาทีหลังต่อผู้มาก่อน ถ้าเสมอกันก็ให้แนะนำตามความเหมาะสม

-การสวดมนต์ ฟังพระสวด ฟังเทศน์ฟังธรรม หรือขณะพูดกับพระสงฆ์ ให้แสดงความเคารพด้วย การประนมมือ ที่เรียกว่า อัญชลี คือประนมมือให้นิ้วมือแนบชิดกัน ฝ่ามือราบปลายนิ้วตั้งขึ้น แขนแนบตัวระดับอก ไม่กางศอก ทั้งหญิงชายปฏิบัติเหมือนกัน

-การไหว้ (วันทา) จะมี ๓ ระดับ คือ ถ้าไหว้พระ เช่น พระรัตนตรัย ปูชนียวัตถุหรือปูชนียสถานให้แสดงความเคารพโดยประนมมือให้นิ้วหัวแม่มือจรด ระหว่างคิ้ว ถ้าไหว้ผู้มีพระคุณหรือผู้อาวุโส ที่เคารพนับถือ เช่น พ่อแม่ปู่ย่าตายาย ครูอาจารย์ ประนมมือให้นิ้วหัวแม่มือจรดปลายจมูก ถ้าไหว้บุคคลทั่วไป ให้นิ้วหัวแม่มือจรดปลายคาง ถ้า กราบ(อภิวาท) พระพุทธรูปหรือพระสงฆ์ ต้องกราบ ๓ ครั้งแบมือ หากกราบคนไม่ว่าจะเป็นคนเป็น หรือคนตาย กราบ ๑ ครั้ง ไม่แบมือ

-การจุดธูปเทียนบูชาพระรัตนตรัย ให้ประธานในพิธี (จะยืนหรือคุกเข่าแล้วแต่สถานที่) จุดเทียนเล่มซ้ายมือ (ของประธาน)ก่อน แล้วค่อยจุดเล่มขวา จากนั้นจึงจุดธูป แล้วกราบแบบเบญจางคประดิษฐ์ หากมีพระบรมฉายาลักษณ์และธงชาติด้วย เมื่อกราบแล้ว ถอยออกมาแล้วทำความเคารพด้วยการคำนับเพียงครั้งเดียว ส่วนคนอื่นๆในที่นั้น เมื่อประธานลุกไปประกอบพิธี ให้ยืนขึ้น และเมื่อจุดเทียนเล่มแรก ให้ทุกคนประนมมือจนเสร็จพิธี เมื่อประธานกลับลงมานั่ง จึงนั่งตามที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเพียงบางส่วนของมารยาททางสังคมอันเป็นหลักประพฤติปฏิบัติโดยทั่วไป ซึ่งหวังว่าจะเป็นแนวทางให้ท่านได้นำไปใช้ประโยชน์ในโอกาสต่างๆต่อไปตามสมควร

จะเห็นว่าแม้จะเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่เราก็เห็นคนทั่วไปในสังคมยังปฏิบัติแบบผิดๆ อยู่ ดังนั้นเราควรจะทำให้ถูกต้อง เมื่อใครเห็นแล้วก็จะชื่นชม ทำให้เราดูดี มีความมั่นใจมากขึ้นอีกด้วย

ขอขอบคุณ
กระทรวงวัฒนธรรม

6 : หลักมนุษยสัมพันธ์ ตอนที่ 2

ความสำคัญของมนุษยสัมพันธ์กับงานเลขานุการ

  งานเลขานุการ จะต้องติดต่อกับบุคคลหลายระดับ แบ่งได้ 4 ระดับ ดังนี้
1. ด้านสูงขึ้นไป ได้แก่ ผู้บังคับบัญชาโดยตรง/ลำดับขั้น
2. ด้านซ้ายมือ ได้แก่ เพื่อนร่วมงาน ทั้งในกลุ่มงานและต่างกลุ่มงาน
3. ด้านขวามือ ได้แก่ บุคคลภายนอกที่มาติดต่อกับหน่วยงาน
4. ด้านล่าง ได้แก่ ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือบุคคลระดับต่ำกว่า

   ซึ่งบุคคลแต่ละระดับ ก็จะมีหลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์แตกต่างกัน ดังนี้

1. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลระดับสูงขึ้นไป
   - ปฏิบัติตามคำสั่งอย่างเคร่งครัด
   - สังเกตอุปนิสัยในการทำงานของนาย
   - เคารพ สรรเสริญ ตามความเหมาะสม
   - ให้ข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์
   - รู้จัก จังหวะ เวลาและโอกาสในการเข้าพบ
   - ไม่แสดงสีหน้าไม่พอใจ รู้จักเก็บอาการ ไม่โต้แย้งอย่างไร้เหตุผล
   - หลีกเลี่ยงการประจบ สอพลอ แต่ควรเอาใจใส่

2. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านซ้ายมือ
   - เข้าหาก่อน โดยการยิ้ม หรือสวัสดีทักทาย
   - มีความจริงใจ เห็นอกเห็นใจเมื่อเขามีเรื่องไม่สบายใจ
   - ไม่นินทา ถากถาง เพื่อนร่วมงาน
   - เสมอต้นเสมอปลาย
   - ยกย่องสรรเสริญในบางโอกาส
   - ให้ความร่วมมือในการงาน
   - รับฟังความคิดเห็น
   - พบปะสังสรรค์กันบ้าง
   - ไม่โยนความผิด
   - ไม่แทรกแทรงเรื่องส่วนตัว

3. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านขวามือ
   - นุ่มนวล สุภาพ เรียบร้อย
   - อ่อนน้อมถ่อมตน
   - มีความเป็นมิตร ไม่ถือตัว เข้ากับคนได้ทุกระดับ
   - ให้ความช่วยเหลือเท่าที่ทำได้
   - มีความจำดี ควารจำหน้าและชื่อผู้ที่มาติดต่อ
   - รู้จักการเจรจาที่ดี

4. หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับบุคคลด้านล่าง
   - รู้จักควบคุมอารมณ์
   - ชี้แจงเหตุผล นโยบาย และข่าวสารให้ลูกน้อง
   - มีความยุติธรรม
   - รู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา เห็นอกเห็นใจ
   - ยกย่องชมเชย ให้รางวัลเมื่อลูกน้องทำดี
   - ให้การอบรมและพัฒนาลูกน้อง
   - ใช้ศิลปะในการวิพากษ์วิจารณ์ ติเพื่อก่อ
   - ดูแลเรื่องสวัสดิการ รักษาผลประโยชน์
   - ให้ความเป็นกันเอง ไม่กดดันลูกน้อง

5 : หลักมนุษยสัมพันธ์ ตอนที่ 1

 

 

 

 

 

การที่เราเป็นคนมีมนุษยสัมพันธ์ดี จะทำให้เราเข้าถึงใจคนได้ง่าย ผู้คนนิยม รักใคร่ จะช่วยส่งเสริมให้การทำงานของเราราบรื่นเป็นอย่างมาก

  เดล คาร์เนกี ได้วางหลักมนุษยสัมพันธ์ไว้ 12 ประการ ดังนี้
1.  อย่าตำหนิ ประนาม หรือพร่ำบ่น
2.  จงยกย่องสรรเสริญอย่างสุจริตใจ
3.  เอาใจใส่ผู้อื่น อย่างแท้จริง
4.  ยิ้มอยู่เสมอ
5.  จำชื่อผู้อื่น และเรียกให้ถูกต้อง
6.  เป็นนักฟังที่ดี
7.  สนทนาในเรื่องที่อีกฝ่ายหนึ่งสนใจ
8.  หลีกเลี่ยง ระงับ การโต้เถียง
9.  เคารพต่อความคิดเห็นของฝ่ายหนึ่ง อย่าบอกผู้ใดว่าเขาเป็นคนผิด
10. ถ้าำทำผิด จงรับผิดด้วยน้ำเสียงที่หนักแน่น
11. พูดถึงความผิดของเราก่อน แล้วจึงตำหนิผู้อื่น
12. ใช้การสนับสนุนให้กำลังใจ ทำให้ความผิดนั้นเป็นของง่ายที่แก้ไขได้

  หากเราทำได้ครบ การมัดใจคนก็ไม่ยากอีกต่อไป