จุดอ่อน - W - Weakness
1. ไม่ทราบว่าผู้บริหารให้ความสำคัญกับเรื่องใดมากที่สุด
ถึงแม้ว่าเลขานุการ จะเป็นผู้ไกล้ชิดกับผู้บริหารมากที่สุด แต่จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเลขานุการจะชัดเจนในสิ่งที่ผู้บริหารคาดหวัง บางครั้งอาจถูกตำหนิเนื่องจากไม่รีบทำงานที่ได้รับมอบหมาย เพราะเลขานุการอาจคิดไปเองว่างานอีกชิ้นน่าจะด่วนกว่า หรือผู้บริหารอาจต้องการข้อมูลมากกว่าที่เตรียมไว้ แล้วจะทำให้ทราบได้อย่างไรว่าผู้บริหารต้องการอะไร
การแก้ไข สิ่งที่ง่ายกว่าการ "คาดเดา" คือการ "ซักถาม" หากเลขานุการ ต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ราบรื่นกับผู้บริหาร ก็ควรที่จะพูดคุยกับผู้บริหารตั้งแต่เริ่มเข้าทำงาน และถามคำถามกับผู้บริหารเพื่อทำความเข้าใจให้ตรงกัน
2. ไม่รู้จักตนเอง
เลขานุการบางคน หรือส่วนใหญ่คิดว่ารู้จักตัวเองดีพอ ไม่รับฟังความคิดเห็นจากคนรอบข้าง ซึ่งเป็นจุดด้อยของการทำงาน
การแก้ไข ต้องมีการประเมินตนเอง ซึ่งจะทำให้สามารถดึงจุดเด่นและจุดด้อยในตัวมาใช้ประโยชน์ เช่น จดรายการที่ชอบ ไม่ชอบ เวลาที่ทำงานร่วมกับผู้บริหาร นำมาวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางการทำงานที่เหมาะสม หรือสิ่งที่คิดว่าดีอยู่แล้ว ก็สามารถพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น ส่วนที่ยังไม่พอใจก็หาหนทางเพื่อที่จะเอาชนะให้ได้ บางครั้งอาจต้องการคำแนะนำจากผู้อื่น
3. ไม่รู้จักปรับตัว
ไม่ว่าคุณจะเป็นคนเก่ง มีประสบการณ์มานานเพียงใด เมื่อได้เริ่มงานในองค์กรใหม่ และกับผู้บริหารคนใหม่ สิ่งที่จำเป็นที่สุดคือการปรับตัวให้เข้ากับผู้บริหารและองค์กร ไม่ใช่ให้ผู้บริหารมาปรับตัวเข้ากับเลขานุการ
การแก้ไข เราต้องทราบว่าเจ้านายเป็นคนอย่างไร ชอบอะไร ไม่ชอบอะไร สไตล์การทำงานเป็นแบบไหน เพื่อที่จะเรียนรู้ในเรื่องของความแตกต่าง และพยายามปรับตัวให้เข้ากับผู้บริหารให้ได้ เช่น บางที่เราอาจเป็นคนพูดน้อย เก็บตัว แต่ผู้บริหารเป็นคนเปิดเผย ชอบการแก้ไขปัญหาด้วยการพูดคุยถึงประเด็นเหล่านั้น ผู้บริหารเช่นนั้น ย่อมต้องการเลขานุการที่กล้าแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะัแนวทางการแก้ไขปัญหาต่างๆ ให้เสมอ
4. ไม่เตรียมข้อมูล
ก่อนที่จะเข้าหาผู้บริหารเพื่อที่จะซักถามในข้อที่สงสัย หรือขอความช่วยเหลือใดๆ เราต้องมั่นใจว่าเราเตรียมข้อมูลมากพอแล้ว หากผู้บริหารให้กลับไปหาข้อมูลเพิ่มอีก แสดงว่าเรายังเตรียมตัวมาไม่ดีพอ
การแก้ไข ควรเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจให้พร้อม และพยายามเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาจากข้อมูลที่ได้วิเคราะห์มาเป็นอย่างดี ซึ่งเป็นการแสดงให้ผู้บริหารเห็นว่าเรามีความตั้งใจ และพยายามหาทางแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองแล้ว เพียงแต่ต้องการคำแนะนำเพื่อการตัดสินใจ
การที่เราทราบจุดอ่อนของเรา เพื่อที่เราจะได้ปรับปรุง แก้ไขให้ถูกจุด จะทำให้เราทำงานเลขานุการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ครั้งหน้าเรามาพบกับอีกสองหัวข้อที่เหลือนะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น