O - Opportunities - โอกกาสความก้าวหน้า
ในหน่วยงานภาคราชการนั้น ไม่มีตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารโดยเฉพาะ แต่ผู้บริหารอาจแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ผู้ใดก็ได้ทำหน้าที่เลขานุการของตน
อย่างไรก็ดี ผู้ปฏิบัติหน้าที่เลขานุการจะมีความก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้นั้น ต้องขวนขวายหาความรู้ หรือศึกษางานเพื่อตามให้ทันกับเหตุการณ์ปัจจุบัน หรือหน่วยราชการที่ตนสังกัด เพื่อจะได้นำมาใช้ประโยชน์ในงานที่ได้รับมอบหมายให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์กร
T - Threats - อุปสรรคต่อการทำหน้าที่เลขานุการ
1. เลขาที่ไม่มีความรู้ความเข้าใจในหน่วยงานและองค์กร ไม่เข้าใจงานที่ทำ บ่อยครั้งที่จะทำให้เกิดปัญหา ความไม่เข้าใจกับบุคคลหรือหน่วยงานต่างๆ
ข้อเสนอแนะ ต้องศึกษารายละเอียดของหน่วยงานอย่างลึกซึ้ง เพราะต้องทำงานร่วมกับผู้บริหาร เมื่อผู้บริหารมอบหมายงานให้ต้องทำได้ทันท่วงที และต้องทราบว่าจะติดต่อกับหน่วยงานใด หรือกับผู้ใด ที่สำคัญผู้บริหารมักเปลี่ยนไปตามวาระ ดังนั้น ผู้ที่ต้องรู้เรื่องของหน่วยงานมากที่สุดคือเลขานุการ
2. การทำงานเฉพาะเท่าที่ผู้บริหารสั่ง หรือข้อมูลการทำงานส่วนใหญ่มาจากผู้บริหาร เป็นการบ่งบอกว่าเลขานุการเป็นผู้ไม่มีความรู้ความสามารถ ไม่มีการพัฒนาตนเอง ไม่สามารถที่จะคิดหรือตัดสินใจเพื่อพัฒนาหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ข้อเสนอแนะ ต้องเป็นผู้ศึกษาหาความรู้อยู่เสมอ พัฒนาตนเอง ซึ่งจะส่งผลต่อหน่วยงานและตนเอง
3. ในบางสถานการณ์ที่เร่งด่วน เลขานุการที่ขาดความละเอียดรอบคอบและอดทน จะทำให้เกิดความเสียหาย และทำให้การปฏิบัติงานล่าช้า
ข้อเสนอแนะ ต้องปรับตัวให้มีความคล่องตัว ละเอียดรอบคอบ อดทนต่อสถานการณ์ต่างๆ และแสดงออกถึงพฤติกรรมที่เหมาะสม
4. การนำความลับของผู้บริหารหรือองค์กรไปเปิดเผยต่อที่สาธารณะ ไม่ควารกระทำเป็นอย่างยิ่ง เพราะจะนำมาซึ่งความเสียหายอย่างแน่นอน
ข้อเสนอแนะ พึงระลึกอยู่เสมอว่า เราเป็นผู้ที่ผู้บริหารให้ความไว้วางใจ ดังนั้นต้องรักษาความลับ และรักษาภาพลักษณ์ของผู้บริหารและองค์กรได้ดีที่สุด
5. เลขาที่ไม่มีความซื่อสัตย์สุจริตต่อหน้าที่ ต่อผู้บริหาร ต่อองคืกร ย่อมทำให้ผู้มาติดต่อหรือประสานงานขาดความเชื่อมั่นในตัวเลขาด้วย
ข้อเสนอแนะ ต้องมีความซื่อสัตย์สุจริต ทั้งต่อตนเอง ต่อหน้าที่ ต่อผู้บริหารและองค์กร
6. ปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทในการทำงาน หากขาดทักษะด้านการใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การทำงานเชื่องช้า และไม่ค่อยมีประสิทธิภาพเท่าที่ควร
ข้อเสนอแนะ เลขาต้่องก้าวทันต่อเหตุการณ์ในด้านข่าวสาร ข้อมูล และรู้จักใช้ระบบสารสนเทศให้เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน เพื่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำขึ้น
จากการวิเคราะห์งานเลขานุการ จะเห็นได้ว่าการที่จะทำหน้าที่เลขานุการได้ดีนั้น สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักและเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองอย่างถ่องแท้ว่าเป็นบุคคลที่ผู้บริหารไว้วางใจให้มาช่วยแบ่งเบาภารกิจ และการที่จะแบ่งเบาภารกิจได้นั้น จำเป็นต้องมีการพัฒนาตนเองให้เป้นผู้มีความรู้ความสามารถ ดังนั้น เลขานุการจึงเป็นเสมือนคู่คิดและร่วมทำงาน ร่วมรับผิดชอบในงานที่สำคัญๆ ร่วมกับผู้บริหาร เพื่อให้ได้งานที่ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการพัฒนาแก่องค์กร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น