SWOT Analysis เป็นการวิเคราะห์สภาพองค์กร หรือหน่้วยงานในปัจจุบัน เพื่อค้นหาจุดแข็ง จุดเด่น จุดด้อย หรือสิ่งที่อาจเป็นปัญหาสำคัญในการดำเนินงานสู่สภาพที่ต้องการในอนาคต
SWOT เป็นตัวย่อที่มีความหมาย ดังนี้
S - Strengths - จุดแข็ง หรือ ข้อได้เปรียบ
W - Weaknesses - จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ
O - Opportunities - โอกาสที่จะดำเนินการได้
T - Threats - อุปสรรค ข้อจำกัด หรือปัจจัยที่คุกคามการดำเนินงานขององค์กร
งานเลขานุการสามารถวิเคราะห์ ได้ดังนี้
Strengths - จุดแข็ง
1. รักงานเอกสาร
เนื่องจากส่วนใหญ่ของงานเลขานุการคือการจัดการเอกสาร หากผู้ปฏิบัติหน้าที่เลขานุการ ไม่มีใจรักในงานเอกสารแล้ว การทำหน้าที่ให้ประสบความสำเร็จ มีประสิทธิผล และประสิทธิภาพคงเป็นไปได้ยาก
2. รักงานบริการ
ด้วยหน้าที่หลักอีกประการหนึ่ง คืองานสนับสนุนและอำนวยความสะดวกแก่ผู้บริหารในทุกๆ ด้าน การรักในงานบริการจึงเป็นคุณสมบัติอีกประการที่เลขานุการทุกคคนพึงมี
3. มีมนุษยสัมพันธ์
งานเลขานุการเป็นงานที่จะต้องติดต่อประสานงานอยู่เสมอ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร จึงจำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์อันดีกับคนรอบด้าน จะต้องมีมนุษยสัมพันธ์เป็นเลิศ เข้ากับผู้อื่นได้ง่าย โดยบางครั้งอาจจะต้องมีอารมณ์ขันบ้าง สนุกสนานบ้างตามสมควร ไม่ควรเป็นคนที่เครียดจนเกินเหตุ เพราะจะทำให้ปรับตัวเข้ากับสังคมยาก
4. มี EQ (Emotional Quotient) และ AQ (Adversity Quotient)
เพราะเลขานุการเป็นงานที่ต้องพบปะผู้คน จึงจำเป็นต้องเป็นผู้ที่มีความเข้าใจตนเอง สามารถรู้เท่าทันอารมณ์ความรู้สึกของตนเอง สามารถควบคุมและจัดการอารมณ์ของตนเองได้ และต้องมีความเข้าใจผู้อื่น รู้จักเอาใจเค้ามาใส่ใจเรา สามารถแสดงอารมณ์ความรู้สึกต่อผู้อื่นได้อย่างเหมาะสม ไม่เพียงแต่ต้องมี EQ เท่านั้น เลขานุการจำเป็นต้องมี AQ คือต้องมีความสามารถในการแก้ไขปัญหาและเผชิยกับภาวะวิกฤต เพราะบางครั้งในการเป็นผู้อยู่ไกล้ชิดผู้บริหารก็อาจมีเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงเข้ามาให้จัดการอยู่ตลอดเวลา
5. มีบุคลิกภาพที่ดี
เลขานุการจะต้องดูแลบุคคลิกภาพตนเองให้ดูดีอยู่เสมอ การแต่งกายควรต้องให้เหมาะสมดูดี ไม่มากเกินไปหรือดูโทรมจนเกินไป อีกทั้งกิริยาท่าทางและมารยาทก็ควรต้องให้เหมาะสม ทั้งนี้เพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่มาติดต่อ หรือผู้ที่เราไปติดต่อประสานงานด้วย ถึงแม้ว่าการแต่งกายจะไม่ได้เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด แต่ก็เป็นอีกเรื่องที่ไม่สามารถละเลยได้สำหรับผู้ทำหน้าที่เลขานุการ
คราวหน้า เราจะมาต่อเรื่องจุดอ่อนกันครับ
ขอขอบคุณ
กองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น